GÜNEYSU OKULLARI VELİ VE ÖĞRENCİLERİNİN KİŞİSEL VERİLERİNE YÖNELİK AYDINLATMA METNİ

Biz Güneysu İlim Öğrenenlere Yardım Vakfı Eğitim Kurumları İktisadi İşletmesi (Güneysu Okulları) olarak veri sorumlusu sıfatıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” veya “Kanun”) ve ilgili mevzuat kapsamında, öğrencilere eğitim hizmetinin sağlanması doğrultusunda Güneysu Okulları öğrencilerine ve velilerine ait kişisel verileri işliyor, aynı zamanda KVKK’da, KVKK’ya bağlı yürürlüğe konulan ikincil mevzuatta, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun bağlayıcı nitelikteki kararlarında ve sair mevzuatta belirtilmiş olan teknik ve idari tedbirleri alarak işlediğimiz verilerin korunması için elimizden gelen tüm çabayı gösteriyoruz.

İşbu metin ile, veri sorumlusu sıfatıyla KVKK’nın 10. maddesinde belirtilen aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmekte ve böylece siz tüketicilerimizi kişisel verilerinizin işlenme süreçleri hakkında detaylıca bilgilendirmeyi hedeflemekteyiz.

1.KİŞİSEL VERİLERİNİZİN TOPLANMA YÖNTEMİ

Güneysu Okulları olarak, Veli ve Öğrencilerimizin kişisel verilerini tamamen otomatik olan veya bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla;

• Kayıt formları ile kayıt yenileme formları,
• Kayıt iptal talepleri,
• Findeks raporları,
• Veli bilgi formları,
• Velilerle imzalanan eğitim sözleşmesi ve yemek sözleşmesi,
• Okulun içinde öğrencinin fotoğraflarının çekilmesi,
• Öğrenci ve velilere verilecek olan SAP hesabı oluşturulurken alınan veriler,
• E-Okul kullanılarak öğrenci hakkında toplanacak olan veriler,
• Güvenlik amacıyla, hangi öğrencilerin okula giriş ve çıkışlarının ne şekilde olabileceğine dair tutulan kayıtlar,
• Öğrenci e-posta hesabı oluşturulurken ve kullanılırken işlenen veriler,
• Öğrencilerin e-posta hesapları ile bağlı olarak görüntülü konuşma uygulamasına kayıt olması ve bu uygulamayı kullanması sırasında işlenen veriler,
• Disiplin kurulu karar ve duyuruları ile öğrenci davranışına ilişkin vukuat raporu ve

öğrenciden davranışının tekrarlanmayacağına ilişkin alınan beyan,

• Şube Öğretmenler Kurulu değerlendirmeleri,
• Gezi ve etkinliklere ilişkin izin belgeleri ile öğrencinin okuldan eğitim saatleri haricinde çıkışlarına ilişkin veliden alınan izin belgesi ve öğrencinin diğer her türlü nedenle izinli

sayıldığına dair belge ve velilerden buna ilişkin gelebilecek her türlü talep ile talep yerine geçen matbu belge,

• Öğrencilere aşı yapılması sırasında tutulan kayıtlar ve aşı karnesi,
• Rehberlik bölümüne öğrencinin sahip olabileceği konuşma bozukluğu gibi durumlar hakkında velisi tarafından verilebilecek her türlü bilgi ve belge,
• Öğrenciler için, Merkezi Hekim Randevu Sistemi aracılığıyla öğrenci tarama randevu talep formu oluşturulması,
• Öğrenciye ilişkin davranış değerlendirmeleri,
• Öğrenci Kimlik Kartı Talep Formu,
• Deneme sınavları da dahil olmak üzere sınavlar sırasında dağıtılan optik form ve sınav kağıtları ile öğrencinin sınavdaki başarısını gösteren sınav sonucu,
• Velinin ilgili rıza formunda rıza vermesi halinde öğrencinin sağlığına ilişkin öğrenciye yapılacak ölçümler ve sportif testler,
• Yoklama formları,
• Öğrenci bilgi formları,
• Bilgi giriş kontrol listesi,
• Velilere uygulanan ve veliye ilişkin duygusal ölçümleri hedefleyen kişilik testi ile velilere uygulanan ve öğrencilerin kişiliği hakkında veliye sorulan sorular ve duygusal ölçümleri hedefleyen kişilik testi, veli görüşme formu,
• Öğrencilere yapılan kişilik testleri, gelişim testleri, gelişim değerlendirme ve gözlem formları, gözlem formları, zeka testleri, tarama formları, ilk görüşme formları, görüşme formları, görüşme kayıt formları ve öğrenci tanıma formları,
• Veli toplantılarında tutulan notlar ve tutanaklar,
• Velinin veya Öğrencinin rehberlik öğretmenleri ile yapacakları görüşmelere ilişkin randevu kayıtları ve bu görüşmeler öncesi ve sonrasında içeriklerine dair tutulacak notlar,
• SAP sistemi,
• Kütüphane kayıt sistemi,
• Okul ücretlerine ilişkin faturalar,
• Öğrencilerin Güneysu Okulları’nda oluşturdukları içerikler (yaptıkları resimler, yazdıkları

denemeler, vb.)

aracılığı ile toplamaktayız.

2.İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİNİZ, VERİLERİNİZİN İŞLENME AMACI VE VERİLERİNİZİN TOPLANMASININ HUKUKİ SEBEBİ

Güneysu Okulları Velilerine ait işlenmekte olan kişisel veriler, veri kategorilerine göre sınıflandırılmış olarak aşağıdaki tabloda belirtildiği gibidir:

Güneysu Okulları Öğrencilerine ait işlenmekte olan kişisel veriler, veri kategorilerine göre sınıflandırılmış olarak aşağıdaki tabloda belirtildiği gibidir:

İlgili tablolarda belirtilen öğrenci ve veli kişisel verileri,

• Öğrencilerin kayıtlarının yapılması ve takip edilebilmesi,
• Ödeme süreçlerinin yürütülmesi,
• Her türlü ödemenin yapılabilmesi,
• Öğrencilerin birbirinden ayırt edilebilmesi,
• Öğrencilerin velilerinin kimliklerinin teyidi,
• MEB ve her türlü resmi kurum tarafından istenen bilgi, belge ve gerekliliklerin sağlanması,
• Eğitim hizmetine ilişkin sözleşmenin esaslı unsurlarının kurulması ve yerine getirilmesi,
• Kayıt iptallerinin takip edilmesi ve belgelendirilmesi, eğitim hizmetine dair yapılmış ödemelerin takip edilmesi,

• Öğrencilerin fotoğraflarının Kanunlara ve mevzuata uygun olarak Velinin rızası dahilinde çekilmesi ve bu fotoğrafların kendilerine iletilmesi,
• Öğrencinin eğitiminin gereğince yerine getirilmesinde velilerin, hak ve sorumlulukları hakkında bilgilendirilmesi,
• Anayasa’nın 24. Maddesinde güvence altına alınan Din ve Vicdan Hürriyeti’nin

gereklerine uygun hareket edilebilmesi,

• Öğrencilerin kütüphane kaydının yapılması ve kütüphaneden faydalandırılması,
• Öğrencilere okulda yemek verilmesine ilişkin sözleşmenin kurulup yerine getirilmesi,
• Öğrencilerin ve velilerin SAP sistemine kaydının yapılması ve bu sistemi kullanarak eğitime dair ödev, etkinlik, gezi gibi çeşitli hususların takibinin yapılması,
• Öğrenciye ait çeşitli bilgilerin SAP sistemine, MEBBİS’e ve E-Okul sistemine eklenmesi,
• Öğrencilerin, Güneysu Okulları’na ait e-posta adresi oluşturması ve bu e-posta adresini ve e- posta adresine bağlı çeşitli uygulamaları kullanmaları,
• Servis kullanan öğrencilerin GPS lokasyonlarının veliler ile paylaşılması,
• Öğrencilerin okula giriş ve çıkışlarının velilerin onay verdiği şekilde yapılması,
• Velilere, önceden toplanmış iletişim bilgileri aracılığıyla kolayca ulaşılması,
• Öğrencinin      uygunsuz     davranışlarına      ve     disiplin     kurulunun      müdahalesini gerektirebilecek her türlü olaya ilişkin kayıtların tutulması,
• Uygunsuz davranışların e-okul sistemine işlenerek veliler tarafından takibinin mümkün kılınması,
• Öğrencilerin olası sağlık sorunları ile ilgili uzmanlara yönlendirilebilmesi,
• Disiplin kurulunun kararlarının alınması ve velilere karar hakkında bilgi verilmesi,
• Şube      Öğretmenler       Kurulu      tarafından       Öğrencilerin       durumu       hakkında değerlendirmelerinin kaydının tutulması,
• Veli’nin dilinde iletişim kurulabilmesi,
• Veli’ye fiyat teklifi verilebilmesi,
• Öğrencilerin gezi ve etkinliklere katılımlarına ilişkin velilerden izin alınması,
• Öğrencinin herhangi bir nedenden dolayı izinli sayılacağı durumların kaydedilmesi,
• Öğrencilerin sosyal ilişkilerinin, kişilik durumunun ve başarısının gelişimine katkı sağlama amacı ile takibi ve gelişimine katkı sağlayacak kararların Şube Öğretmenler Kurulu tarafından alınması,
• Kütüphanenin öğrenciler tarafından kullanılması,
• Sınav ve deneme sınavlarının kontrol edilmesi,
• Öğrencinin sınav ve deneme sınavlarındaki başarısının kendisine bildirilmesi ve kaydının tutulması,
• Öğrencilerin, eğitim ve öğrenimleri ile ilgili veya özel hayatlarında karşılaşabilecekleri her türlü sorun ile ilgili destek verilebilmesi,
• Öğrencilerin aile hayatında yaşayabilecekleri sıkıntıların tespiti ve hem aileye hem de öğrenciye çeşitli konularda psikolojik danışmanlık hizmeti sunulması,
• Öğrencilerin yıllar içindeki gelişiminin rehberlik tarafından takip edilmesi, başarılı oldukları konuların desteklenmesi ve başarısız oldukları konularda tavsiye, takviye ve velilerle iletişim sağlanarak çözüm üretilmesi,
• Okul servisi hizmetinin öğrencilere sunulması,

• Yemek, geziler veya öğrencilerin öğrenimleri sırasında karşılaşacakları olası tüm durumların, alerji veya kronik rahatsızlık gibi öngörülebilir nedenlerle olumsuz sonuçlara yol açmasını, bu sağlık verilerinin takibini yaparak önlemek,
• Öğrencinin fiziksel gelişiminin ve sportif kabiliyetlerinin takip edilmesi,
• Velilerin kendi kişilikleri ve öğrencinin kişiliği hakkında, açık rıza vermeleri halinde,

velilere test yapılarak öğrencilerin gelişimine katkı sağlanması,

• Öğrencilere ilişkin bilgilerin toplanarak eğitimlerinde kullanılması,
• Öğrencilerin sosyal ve fiziksel becerilerine, aile ilişkilerine, özsaygılarına, boş zamanlarını nasıl geçirdiklerine ilişkin bilgi toplanması ve bu bilgilerin eğitim sürecinde etkin şekilde kullanılması,
• Velilere Öğrencinin okuldaki durumu hakkında bilgi verilmesi ve bu bilgi paylaşımının sistematik bir şekilde kaydının tutulması,
• Öğrenciye tıbbi bir müdahale yapılması gerektiğinde gerekecek bilgilerin zaman

kaybetmeden edinilmesi,

• Görüntülü konuşma üzerinden öğrencilerle ders ve çeşitli çalışmaların yapılabilmesi,
• Öğrencilere yönelik aşı uygulamasının gerçekleştirilmesi,
• Okula yapılan ödemelere ilişkin faturalandırmanın yapılması,

amaçları ile işlenmekte olup Veli ve Öğrencilere ait kişisel veriler, KVKK’nın 5. maddesinde belirtilen ; gerekli sözleşmelerin kurulması veya yerine getirilmesiyle doğrudan doğruya ilgili olması sebebiyle taraflara ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması; kanunlarda açıkça öngörülmesi; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri işlemenin zorunlu olması; ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Güneysu Okulları’nın meşru menfaatleri için kişisel veri işlemesinin zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanarak Güneysu Okulları tarafından toplanmaktadır ve işlenmektedir.

NOT: Veli ve Öğrencilere ilişkin doldurulması istenen çeşitli formlarda, kimi zaman eklemek isteyeceğiniz bilgiler için boş alan bırakılmıştır. Bu kısım, Güneysu Okulları tarafından işlenmesi zaruri olan veriler için olup, tabloda belirtilmemiş verilerin bu gibi boş alanlara yazılıp iletilmemesi önemle rica olunur. Özellikle de, ayrıca belirtmemiş olduğumuz ve özel nitelikli kişisel veri olarak değerlendirilen ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezheb veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerinizi Eğitim Kurumu ile, bu metinde sayılan haller hariç olmak üzere, paylaşmamanız gerektiğini önemle hatırlatırız.

3.KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARILDIĞI KİŞİLER VE AKTARIM AMACI

Kişisel verileriniz;

1. Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirebilmemiz amacıyla; hukuka ve usule uygun olması koşuluyla düzenleyici ve denetleyici kurumlar ile mahkeme ve icra müdürlükleri gibi kurumlara ve kişisel verilerinizi talep etmeye yetkili olan tüm ilgili resmi kurumlara (Milli Eğitim Bakanlığına, Milli Eğitim Müdürlüğü tarafından görevlendirilen müfettişlere, Milli Eğitim Bakanlığına bağlı çalışan her türlü kuruma, vb.);
2. İş süreçlerimizi hukuka ve diğer meşru menfaatlerimize uygun yürütebilmemiz, olası bir yargı sürecinde savunma hakkımızı kullanabilmemiz amacıyla; avukatlara, denetçilere, vergi danışmanları, psikoloji alanında uzman danışmanlık şirklerine, danışmanlık şirketlerine,
3. İç işleyişimizi sağlamak adına bağlı olduğumuz merkez ofis/grup şirketi veya satış sözleşmesi ve sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmek adına ortaklaşa çalıştığımız veya hizmet aldığımız arşiv şirketlerine
4. Mail arşivleri tutulduğu veri merkezi Microsoft (Hollanda)
5. Taleplerinizin yerine getirilmesi adına; tarafınızca yetki verilmiş vekil ve temsilcilerinize,
6. Ödeme süreçlerinin yürütülmesi adına, bankaya,
7. Tarafınızla akdedilen sözleşmesinden doğan yükümlülükleri yerine getirebilmemiz veya denetleme faaliyetlerini yürütebilmemiz amacıyla; iş ortaklarımıza (Veri merkezi Hollanda ülkesinde bulunan Microsoft firması),
8. Servis hizmeti almak isteyen öğrenciler bakımından, bu hizmetin sağlanabilmesi için, servis şirketine,
9. Anlaşmalı olduğumuz yemek şirketi ve diyetisyen, kütüphane kayıt sistemini kurması için hizmet aldığımız şirket ve öğrencilerimize mal ve hizmet sağlamak için mal ve hizmet tedarik ettiğimiz tedarikçilerimize,
10. Okul gezilerinin düzenlenmesi kapsamında hizmet veren turizm şirketlerine,
11. Kullanılan e-posta altyapısının ve programların sunucu veya veri tabanlarının yurtdışında olmasından dolayı Güneysu Okulları’nın idaresi, iş süreçlerinin yürütülmesi, iç politikalarımıza uygun bir şekilde kurumsal kaynak planlaması yapılması amacıyla, yurtdışına,

KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde aktarılacaktır.

Kişisel verilerinizle ilgili olarak;

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

1. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
2. KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya

yok edilmesini isteme,

1. (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere

bildirilmesini isteme,

1. İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle

aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarar uğramanız halinde, zararınızın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

Belirtilen haklarınız kapsamında taleplerinizi, iadeli taahhütlü mektup aracılığıyla, şahsen, noter aracılığıyla yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresiniz var ise elektronik posta adresiniz üzerinden veya başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım veya uygulama vasıtasıyla bize ulaşarak iletebilirsiniz. Talepleriniz, belirtilen yollar aracılığıyla bize ulaştırılmasından itibaren en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından 10 Mart 2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul Ve Esasları Hakkında Tebliğ"de belirtildiği üzere, başvurunuzda yer alan talepleriniz ücretsiz olarak cevaplandırılacaktır; ancak, başvurunuza cevabın yazılı olarak verilmesi halinde ilk on sayfa üzerindeki her sayfa için 1 TL ve cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde kayıt ortamının maliyetini geçmeyecek bir ücret tarafınızdan talep edilebilecektir. Başvurunuzun tarafımız hatasından kaynaklanması halinde ücret size iade edilecektir.

Başvurunuz KVKK'da öngörülen ilgili hükümler doğrultusunda cevaplandırılacak olup başvurucunun doğru kişi olduğunun teyit edilmesi amacıyla Güneysu Okulları sizden bazı doğrulayıcı bilgiler talep edebilecektir; bu bilgiler yalnızca gerçek veri sahibinin kim olduğunun tespit edilmesi ve başvuru sonuçlarının doğru kişiyle paylaşılması adına talep edilecektir.